探究如何做好人事档案管理信息化建设工作

　　摘要：科学信息技术的快速发展，使人类进入了信息时代。信息技术在全球范围内的快速推广，为人事档案管理信息化建设提供了技术基础。人力资源管理人员可以通过利用现代信息技术，推动传统的人事档案管理向信息化方向发展，建立起系统化的人力资源数据库，提升人事档案管理的效率，从而促进人事档案信息化的建设、科学化的管理。
　　关键词：人力资源；档案关系；信息化建设
　　一、做好人事档案管理信息化建设的意义
　　（一）降低档案管理成本，提高管理效率
　　通过利用信息技术将传统的纸质版人事档案转化为人力资源信息数据库，完善人力资源信息操作系统、查询系统以及信息安全系统等软件，则在很大程度上可以降低档案管理成本和提高档案管理效率。这是因为有了人事档案信息数据库，工作人员能够准确、快速地查询到相关的信息，这在减少工作人员的操作成本的同时，工作效率又得到了很大的提升。
　　（二）推动资源的有效整合和利用
　　借助现代信息技术和发达的网络系统，做好人事档案管理信息化工作，将传统的纸质信息转变成庞大的人力资源数据库，可以将每个人的信息进行有效的整合和更新。其次，将人事档案信息整理成数据库后，可以大大地减轻人力资源信息的整理、保存和查阅工作，使人事档案管理工作变得更加的高效，这将极大地提升人事档案的利用率、查全率。
　　二、制约人事档案管理信息化建设的因素
　　（一）人事档案管理信息化意识薄弱
　　我国的人事档案管理大部分还保留着传统的管理模式，缺乏人事档案管理信息化意识，也缺乏对人力资源信息进行开发和利用的意识。这种将人力资源信息束之高阁的做法，不能够快速地对相应的信息进行更新和补充，也不能让这些人力资源信息得到很好的开发和利用，浪费了人事档案信息的现代价值。这种传统的人事档案管理观念已经无法适应当前信息时代快速发展的步伐，必须要更新相关部门的管理制度，更新相关人员的管理观念。
　　（二）缺乏配套的档案管理信息化制度和基础设施
　　首先，进行人事档案管理信息化建设，需要有相应的制度来规范档案管理信息化建设的过程，要有长远的计划来引导档案管理信息化的发展方向，还要有相应的规章制度来对信息化的人力资源信息进行管理。如果没有这些制度的引导和约束，很容易导致人力资源信息的滥用、泄露等事件的发生。
　　其次，做好人事档案管理信息化建设还需要强大的基础设施的支持，最基本的计算机、扫描仪等硬件设施是必须要配备的，而与这些硬件设施相关的软件设施也要配备，还需要具有专业知识技术的人员配备和合理有效的政策、制度支持，只有提供了齐全的软件和硬件设施，相关的工作人员才能顺利开展人事档案管理信息化工作，方便工作人员将所有的信息进行输入、扫描，形成人力资源信息数据库，也方便工作人员利用相关软件对人力资源信息数据库进行筛选、分析、统计、汇总、共享、查询等操作，提升人力资源管理工作的效率。
　　三、推动人事档案管理信息化建设的措施
　　（一）制定和配备相配套的制度和软硬件设施
　　做好人事档案管理信息化建设，要先制定好相关的规章制度，一方面，用制度来明确要求相关工作人员做好观念转变，注重人事档案管理的信息化建设；另一方面，用制度来指引工作人员开展具体的工作，制定好相应的工作进度和工作安排，以保证工作人员有章可循，有事可做。
　　（二）规范人事档案管理的流程
　　做好人事档案管理信息化建设工作需要以准确的数据为基础和前提。而规范人事档案管理的流程可以确保人力资源数据的准确。由于每一个人在不同的人生阶段有不同的经历材料，因此每个人的档案需要经常进行更新。这是一份频繁、细琐的工作，所以要规范好人事档案的更新流程，在更新材料时，工作人员要做到确保材料的完整性并做到及时归档。此外，对每一个人的档案都应該以个人为单位分类存放，同时做好档案的保护管理工作。为做好人事档案管理信息化建设工作提供准确的数据支持。
　　（三）加强对人事档案管理人员的培训
　　做好人事档案管理信息化工作，离不开相关专业人员。目前，虽然参与到人事档案管理工作的大部分人员是专业的，但是对信息化的相关要求是不熟悉的。所以需要对相关的工作人员进行培训，如组织工作人员参加技能研修班、参加网络课程，以此来提高人事档案管理者的专业水平和网络技术水平，使这些工作人员能够更好地运用信息技术处理好人力资源信息。同时，还要加强工作人员的职业道德和思想道德培训，增强工作人员的工作责任感，以做好人事档案信息的保护工作。
　　四、结语
　　信息技术的飞速发展，为人事档案管理信息化提供了强大的信息技术支持，对于提升人事档案管理的效率，提高人力资源信息的价值和利用率是很有帮助的。因此人事档案管理部门要及时做好人事档案管理信息化建设的工作，为早日实现人事档案管理信息化做好准备，促使人事档案管理工作能够跟得上时代发展的潮流。
　　【参考文献】
　　[1]陈浩，李咏娟，陈禹.中国企业人力资源管理信息化实施绩效的影响因素实证研究[J].软科学，2009（01）：80-86.
　　[2]王士娇.如何构建档案信息安全保障体系[J].档案天地，2014（1）.

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