Excel数据透视表在开放教育学籍数据统计中的应用

　　摘要：该文介绍了笔者在南京电大开放教育学籍数据统计工作中，借助于Excel数据透视表，配合开放教育教务管理系统的使用，可以快速便捷地对开放教育各类学籍数据进行统计和分析，极大地提高数据统计工作效率。
　　关键词：Excel数据透视表；学籍管理；数据统计
　　中图分类号：TP317.3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）13-3050-03
　　Excel PivotTable Application in the Open Education Student Statistics
　　ZHANG Yong
　　（Nanjing Radio and TV University，Nanjing 210002， China）
　　Abstract： This paper introduces the author of Open Education school in NJTVU statistics work， by means of Excel PivotTables， with the use of open education educational management system， you can quickly and easily on all types of open education and eollment data for statistical analysis， greatly improved Statistics efficiency.
　　Key words： Excel PivotTable； school management； statistics
　　1 概述
　　开放教育学籍数据统计工作是南京电大学籍管理常规工作之一，学籍数据统计工作涉及开放教育学生的在籍、在读、毕业、学位、学籍异动、课程注册、成绩统计等数据，目前开放教育教务管理两套系统同时使用，PB版教务管理系统用于管理1999秋至2009春入学的学生，Web版教务管理系统用于管理2009秋至今入学的学生，如何做好两套教务管理系统并行运行时各类学籍数据的统计工作，是学籍管理人员必须思考的问题，除了熟练操作开放教育教务管理系统外，掌握相关的数据统计工具是非常有必要的，微软公司的电子表格处理软件Excel就是一套非常不错的数据管理软件。通过Excel工具配合开放教育教务管理系统的使用，可以提高开放教育学籍数据统计工作的效率，带来非常好的效果。
　　2 Excel数据透视表功能介绍
　　Excel是微软公司办公软件Microsoft office的组件之一，也是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。
　　Excel中的数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据，例如：计算平均数、标准差、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以重新对数据透视表编排，以便从不同角度查看数据。数据透视表的名字来源于它具有表格“透视”的能力，即从大量看似无关的数据中寻找相互关联的关系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。合理运用数据透视表进行计算和分析，能使许多复杂问题简单化并极大地提高工作效率。
　　3 Excel数据透视表在开放教育学籍数据统计中的应用
　　3.1 开放教育学生成绩统计
　　南京电大开放教育学生成绩统计工作在每学期成绩上传到中央电大后进行。学生成绩统计数据透视表的创建步骤如下：
　　3.1.1 制作成绩统计数据清单
　　根据成绩统计数据需求进行分析，分别从PB版和Web版教务管理系统中导出学生成绩统计数据，生成开放教育成绩统计Excel数据表，主要包括：学生类别、单位代码和单位名称、课程类别、试卷代码、试卷名称、报考人次、实考人次、及格人次和合格人次等字段，然后进行两套教务管理系统数据合并和处理，确保成绩统计数据的完整性和准确性。
　　3.1.2 创建数据透视表
　　在Excel 2010“插入”标签页中单击“数据透视表”，然后在“创建数据透视表”窗口中选择开放教育成绩统计数据表；数据透视表的位置可以选择新工作表或者当前工作表的具体位置，我们以生成新建工作表方式创建数据透视表。
　　3.1.3 向数据透视表中添加字段
　　字段部分包含可以添加到布局的字段名称，布局部分包含“报表筛选”区域、“列标签”区域、“行标签”区域和“值”区域。在字段部分中单击并按住相应的字段名称，然后将它拖到布局部分中的所需区域中，例如学生类别、课程类别、单位代码和单位名称，拖到“所在行区域”；因为要对报考人次、实考人次、及格人次和合格人次进行求和统计，所以将以上相关字段拖到“值”字段，计算类型设置为“求和”。即可完成开放教育学生成绩统计数据透视表的创建，详见图1。
　　图1 开放教育学生成绩统计数据透视表
　　以上透视表功能是按照开放教育学生类别、课程类别和教学点来统计报考人次、实考人次、及格人次和合格人次。在此数据透视表基础上，还可以根据学校各级领导对成绩数据统计的需求，例如：南京电大各类别总考试情况统计，可以将行标签中课程类别、单位代码和单位名称字段移除，按照学生类别对个关考试人数进行统计，即可以得到相应的结果。
　　开放教育学生成绩统计数据透视表完成后，可以使用Excel公式，通过实考人次、及格人次和合格人次，分别计算出开放教育各单位或课程的考试及格率和合格率。

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