新时代企业人事档案管理信息化建设

　　[摘 要] 人事档案管理工作关系着企业的运行效率，随着当今社会信息化进程的不断加快，传统的人事档案管理模式也逐渐面临淘汰。在新时代背景下，人事档案管理工作应当融入更多信息化、现代化的内容，只有使人事档案管理工作与时代发展相适应，档案管理工作才能真正体现其价值，并在社会中发挥其应有的作用。基于此，文章对新时代企业人事档案管理信息化建设进行了简要分析，以供参考。
　　[关键词] 企业 人事档案 档案管理 信息化
　　中图分类号：G271 文献标志码：A
　　人事档案管理从最初的纸质管理演变到现在的电子化管理，管理形式發生了天翻地覆的变化。随着时代的发展，信息技术已经渗透到社会生活的方方面面，互联网对社会生活的改造能力不容小觑，我国企业人事档案管理工作也应当有所发展。在信息技术时代，企业应充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性，将信息技术应用到人事档案管理工作中，实现人事档案管理的信息化建设，以有效提升管理效果，满足新时期企业的发展需求。
　　一、新时代企业人事档案管理信息化建设现状
　　就目前来看，在当前全新的互联网信息环境下，信息技术与大数据技术已经被广泛应用于各个发展领域。众所周知，信息数据的核心关键在于提取有发展价值的数据信息，以优化某领域的管理，确保其发展的科学性和合理程度。信息化背景下，对于企业人事档案管理领域的应用与建设越来越深入，主要是源于信息技术管理本身的优势，即快捷、安全、环保等。更进一步来讲，信息技术促使人事档案管理的价值及其呈现力更加突出，即对单位发展的服务性，且大幅降低了档案管理的成本。
　　纵观现阶段人事档案信息化建设情况，仍存在一些问题需要进一步改善，以保障人事档案管理工作的良好开展。第一，很多企业信息化基础设备不够完善，设备是信息化建设的基础，必须要保证硬件设备稳定运行，才能促使档案得到良好管理。第二，人事档案信息化管理是一项较为系统的工作，对于高素质管理人才及计算机专业技术人才的需求量较大，然而很多企业的档案管理人员综合素质不高，执行能力较差，且缺少系统专业的培训，不能够适应人事档案模式。第三，很多企业缺少科学明确的目标，在人事档案管理信息化建设过程中出现了标准不一、格式不一的情况，且信息建设工作人员往往不受重视，严重挫伤了工作人员的积极性，最终影响工作效率[1]。
　　二、新时代企业人事档案管理信息化建设措施
　　（一）构建人事档案管理信息化工作机制
　　人事档案管理工作机制对于档案管理工作的开展具有十分重要的作用，因而在人事档案管理信息化建设方面，应当构建相关工作机制。首先，在人事档案管理内部应建立信息化管理制度，加强对信息化管理工作的指导，从而促使信息化管理更加具有科学依据。其次，构建信息化管理方面，应改变传统档案管理方式，结合部门内档案管理实际需求，选择与实际情况相适应的信息化管理方法，以保障信息化管理效果。最后，人事档案管理部门还需积极引进现代化档案管理理念，通过现代化管理理念实施档案管理工作，为档案管理信息化建设提供支持。
　　（二）统一人事档案管理信息化标准
　　事业单位涉及众多部门，而各个部门都有独特的管理方式。因此，在事业单位人事档案数字化和网络化建设过程中，必须按照部门的实际情况进行数字档案标准建设。首先，无论是绘制表格还是档案记录，必须要统一人事档案信息管理的格式，从而提高人事档案信息管理工作的整体效率，提升人事档案信息管理的质量和水平。其次，统一编制事业单位人事档案数字化、网络化的管理规则，并在各个部门有效落实，以提高整个事业单位人事档案信息管理效率。最后，人事档案管理部门应将每个工作人员的信息数据和相应的变更信息提供给其他部门，以便部门更好地安排每个员工的工作岗位，从而获得更好的发展[2]。
　　（三）加强人事档案管理信息化基础设施建设
　　在人事档案管理工作过程中，为更好地实现信息化建设，首要任务就是加强相关基础设施建设。人事管理部门应积极引进信息化设备，为信息化管理提供硬件基础与支持，同时加强对部门内现有信息技术设备的维护管理，以促进人事档案管理信息化建设。其次，应增加资金投入，积极购进新型信息技术设备，不断更新部门内部相关信息技术设备。
　　（四）加快人事档案信息管理软件的开发
　　在人事档案信息化建设过程中，最重要的就是软件的开发和利用，只有建立完善的软件管理平台，才能保证信息化人事档案管理工作的进一步开展。在开发过程中还需要注意以下几点，首先是管理软件的开发要和企业的硬件设备相适应，其次是管理软件要和档案数据库相联系，以此拓展信息化管理的覆盖面积，推动人事档案管理工作的全面开展。
　　（五）建立更加有效的人事档案安全机制
　　人事档案信息化可以有效避免气候等自然因素对档案的影响，但无法避免各种网络潜在威胁的影响。将人事档案储存于网络之中将极大节省储存文章的空间，并提升调用文档的效率，但将数量庞大的信息储存在同一网络中本身就有巨大的潜在危险。将所有信息放在一处，不法分子只需攻克一处网络便可以获得企业所有员工的信息，且网络不法分子的行动难以追踪，一旦信息丢失，追回信息的可能性微乎其微。因此，企业必须重视人事档案信息化过程中的安全机制建设，企业应聚集更多的网络信息人才为网络信息安全保驾护航，并要求相关员工严格按照工作要求进行档案登记、调用等，切实保证人事档案信息的安全。
　　（六）提高人事档案管理人员的素质
　　人事档案管理工作的信息化改革需要高素质的工作人员与之配合。而要解决人员素质不高这一难题，企业必须重视对人事档案管理人员的资质审核，并提升录用标准。对于已经上岗的工作人员，企业应当定期组织专业技能培训活动，并在培训期内向在岗人员介绍各种先进的人事档案管理模式，培养工作人员的国际化视角，并促使其在自身工作中积极实践各种创新、高效的人事档案管理方法。企业还可以举办职业技能交流会，邀请工作于一线的优秀人事档案管理工作者与本企业员工进行交流，相互讨论并解决工作中存在的问题，帮助企业拟定切实可行的人事管理方案[3]。
　　三、结语
　　综上所述，大数据背景下，信息化技术的发展提高了企业管理工作的实效性。信息化建设是企业人事档案工作发展的必经之路，而加强人事档案管理信息化建设是推进人事档案现代化管理的必要途径。各企业应从自身实际情况出发，以现代化科技手段为支撑来实现人事档案管理信息化建设，使人事档案信息管理工作在推进社会信息化建设中充分发挥积极作用。
　　参考文献：
　　[1]李锐.谈谈新时期人事档案管理的信息化建设[J].科技资讯， 2015（5）：143.
　　[2]黄燕.干部人事档案“开放式”管理模式研究[J].经贸实践，2016（7）：160.
　　[3]王悦.“互联网+”背景下企业人事档案信息化管理[J].数字通信世界，2017（12）：190.

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