事业单位档案管理信息化建设问题的思考

　　【摘要】近年来，随着信息技术日新月异地发展，事业单位档案管理体系发生了前所未有的变化，也在大刀阔斧进行改革。受多种因素的影响，当前事业单位档案管理信息化建设中还存在着诸多问题，亟待解决，进而确保事业单位档案管理信息化工作的有序开展。
　　【关键词】事业单位;档案管理;信息化建设
　　在事业单位档案工作中，档案管理信息化建设是非常重要的。最近几年，随着档案管理模式转型的深入推进，加强档案信息化管理，有利于优化事业单位档案工作，实行高效且便捷的工作方式，简化传统管理使用的繁琐流程，推动事业单位稳健可持续发展。
　　一、当前事业单位档案管理信息化建设存在的问题
　　（一）缺乏统一规范性。众所周知，我国行政事业单位众多，由于缺乏统一的管理标准。各个事业单位都根据自己的使用习惯来选择档案管理标准，这样一来，导致不同部门之间所使用的软件缺乏通用性。另一方面，由于事业单位都在使用同一管理软件，自然档案管理人员在进行文献检索时，很难再进行档案的信息管理，加之，很多单位并没有根据当前已有的电子档案管理体系，科学合理地设置管理标准化流程，自然无法最大化发挥电子档案管理系统的作用。
　　（二）缺乏必要的安全措施。同普通档案资料相比较，事业单位档案资料具有一定的特殊性，一些档案资料会涉及政府的机密信息。因此，事业单位在進行信息化建设时，必须要确保涉密档案信息资料的安全。由于很多档案管理人员并没有从意识上认识到档案资料信息安全的重要性，导致他们很容易忽视这个问题，进而严重威胁相关涉密档案资料的信息安全，具体体现在没有严格审查相关公开信息资料，在涉密电脑上使用外网浏览器等，这样微小的细节，极其容易让黑客窃密机密文件资料。故而，事业单位必须要严格根据相关程序公开和管理档案资料，最大化确保机密资料的安全。
　　（三）信息化建设平台更新慢。尽管当前很多事业单位都投入大量的资金，建立档案信息管理系统，但在具体的档案管理中，并没有深刻认识到档案管理工作的重要性，导致信息化平台模块设置体系更新速度较缓慢，新入职的职工档案信息无法及时录入到系统当中，在很大程度上影响到单位职工的优化管理。
　　（四）管理人员素养参差不齐。受多种因素的影响，在档案管理中信息化建设中，很多管理人员是从其他部门协调过来的，很大一部分管理人员的专业技能未达到相关标准和要求，例如，很大一部分管理人员缺乏必要的计算机操作能力，缺乏对计算机足够的认识，导致自身专业技能和知识贮备较低。随着事业单位的不断发展，信息需求量不断增大，事业单位档案管理人员的服务意识和态度还有待提升。
　　二、加强事业单位档案管理信息化建设的途径
　　（一）制定科学且规范的管理工作制度。现行法律法规中明确规定了事业单位的档案管理工作，所以，我们必须要基于相关法律法规的允许开展档案管理工作。唯有这样，才能确保档案信息化更好地做到有章可循，有法可依，另一方面，档案管理部门还要从自身实际情况入手， 采取有效措施，制定科学且具有可行性档案资料管理制度，通过制度约束档案管理人员的行为。
　　（二）制定档案的保密制度。首先，档案保密制度必须要坚持以“预防为主”，防患于未然、未雨绸缪地做好档案安全保密防范工作，绝对不能有掉以轻心的侥幸心理。其次，对于档案的利用和保管，档案保密制度这两方面，不仅要确保档案信息安全和保密，同时方便于利用和整理各种信息资源。在事业单位涉密档案的保管中，倘若在经济条件允许的条件下，可专门设立一个库房，并在库房当中安装监控系统，对档案资料进行异地异质保管。针对一些特别重要的密级档案可将其放置在保险柜中。再有，在档案查借阅利用的审批流程要充分体现档案保密制度，档案管理人员要严格按照有关程序履行查借阅审批手续。只有良好的保密措施，完善的管理制度，才能确保事业单位档案保密工作的安全。
　　（三）构建信息化建设平台推广模式。建设档案管理信息化平台的目的主要是为信息需求者提供良好且优质的服务，所以，事业单位在具体的档案管理工作中，必须要采取有效措施，进一步加强信息建设平台的宣传和推广，从而进一步提升事业单位档案信息化建设平台的知名度和影响力。再有，还需不断借鉴发达国家的档案信息管理先进经验，通过这些措施，提升档案信息化建设平台的使用效率，进一步推动档案信息化建设。
　　（四）加强档案管理人员培训教育。为从整体上提升事业单位档案人员的综合素质，事业单位必须要树立档案信息化人才观，将提升档案管理人员的综合能力和专业素养放在首要位置。第一，增强责任意识，只有档案管理人员具备较强的责任意识和担当，才能最大化确保事业单位档案管理接受、整理、移交、利用以及保管程序的流畅。第二，事业单位要实行量化考核。并将这项工作纳入相应的岗位目标管理考核当中，从整体上提升档案管理人员的综合素养。第三，加强各种专业知识和专业技能的培训，定期组织档案管理人员参加在线信息化、数字化管理方面的学习，继而更好地促使事业单位档案管理工作朝着数字化、标准化以及信息化方向发展。
　　三、结语
　　总之，在新形势背景下，事业单位档案管理信息化建设工作，必须要与时俱进，积极转变管理，制定科学且规范的管理工作制度、制定档案的保密制度、构建信息化建设平台推广模式，加强档案管理人员培训教育，从而更好地提升档案信息化建设水平。
　　【参考文献】
　　[1]周祥路.论事业单位档案管理的现状及其完善[J].办公室业务，2013（01）.
　　[2]孙亮.事业单位档案管理信息化建设的途径[J].卷宗，2013（5）：1.

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