对人事档案信息化建设的认识和思考

　　人事档案信息化是指在人事档案管理中运用信息技术提高档案工作的现代化水平。随着信息技术产业的迅猛发展和信息网络的广泛应用，改变了人们的时间和空间的概念以及思维方式，对经济和社会的发展产生了深远的影响。加强信息化条件下的档案管理工作，是适应时代和社会发展的必然选择，是加快档案现代化管理的客观要求，也是提高服务水平的唯一途径。因此，人事档案管理必须适应社会发展的要求，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，大力推进档案信息化建设。
　　一、信息技术对人事档案管理的作用
　　提高工作效率。人事管理工作是十分复杂繁琐的例行性事务工作，其中大部分都是基于经验的重复劳动，但又是人事管理中不可或缺的基本事务，需要占据人事管理人员的大量时间。人事档案管理信息化可以极大地提高工作效率，使管理人员从日常琐碎的事务中解脱出来。
　　实现档案信息共享。传统的人事档案管理大多应用了EXCEL和一些相对比较简单的数据库，有些虽然建立了具有一定应用程序的管理系统和数据库，但因各职能部门的信息在概念、范围和内涵上各不相同，导致档案信息资源共享困难。人事管理信息化建设可以完整地记录所有干部职工的人事信息，可以更清楚地理顺人事管理工作的各项流程，使得人事信息、业绩考核 薪酬管理等各项模块有机地统一起来，从而保持数据的一致性、完整性和实效性，实现档案信息资源的高度共享。
　　促进档案信息资源利用最大化。传统的人事档案信息大都是以纸质为载体的实物资源，不仅不便于携带，更不利于传递。实现人事管理信息化后，各种人事信息资源不再以实物的形式出现，而是以磁信号和数字信号的形式出现，这就极大地便利了传输和使用。而且应用各种功能齐全的人事管理软件，还可以对现有人事信息资源进行分析整理，实现人事资源共享，为充分实现人事信息资源利用最大化提供可能。这样，单位管理者能及时获取更全面的档案信息，得到更科学的依据，从而作出更合理的决策。
　　二、人事档案信息化管理存在的主要问题
　　发展水平不均衡。目前，由于受传统观念的彩响，大多数对人事档案的作用和功能在认识上还存在一定的偏差，对其作为一种社会资源开发利用认识不够，这实际上也正是导致现代化技术运用和在这一领域得不到足够重视的主要原因。由于各单位对人事档案信息化建设工作重视的程度不一样，投入的财力、物力及人力就有很大差别，所以就存在着人事档案信息化发展水平不均衡的问题，使人事档案在单位人事管理中无法发挥应有的作用。
　　基础设施不配套。大多数单位的人事档案是由组织、人事部门分管，为此经常没有专用经费，即使有也很难做到专款专用。再加上档案信息化需要以巨额资金投入为基础，如果没有资金作为启动档案信息化的前提条件，一切都无从谈起。这笔资金对于多数单位来说负担很重，由此造成档案信息化所需的一些基础设施不能配备齐全。然而软硬件基础设施又是档案信息化建设过程中不可缺少的基本条件和基础，这就给档案信息化建设增加了一定难度。
　　缺乏系统、完整的理论和业务指导体系。在现阶段，因为人事档案信息化建设本身还处于探索与论证的阶段，与真正的全面实施阶段还有一定的距离，虽然档案界与一些档案事业机构从各自的角度对档案信息化的发展方向以及实施模块提出一些方案，但由于我国在这一领域的研究只是在最近几年才热起来，因而多少显得有点先天不足，适合中国国情的理论研究相对比较薄弱。同时，如何能让传统的档案管理方法与信息化管理做到很好的衔接，就要求我们要有一套完整的业务规范指导体系，使从事人事档案信息化建设的工作人员有一个政策上的支持与方式方法的指导，但这两样目前还都缺乏，这就阻碍了信息化建设的步伐。
　　档案数据库建设缺乏完整统一性。建立人事档案信息数据库是信息化的关键。目前，人事档案数据库建设还存在诸多问题。一是数据库的档案信息量少，数据不完整，不准确，质量低下，影响了档案数据库的查全率和查准率。二是目前很多单位职称评审是一个软件，工资调整是一个软件，人事档案管理又是一个软件，彼此不相兼容，数据库通用性差，数据难以交换和共享，使信息化技术优越性不能得到充分的显示。三是档案信息数据库应是一个动态的过程，但数据库管理人员对档案信息数据没有及时修改补充，造成数据不能反映现实情况等等。
　　三、推进人事档案管理信息化的措施
　　营造档案管理信息化的良好氛围。为保障档案信息化建设的可持续发展，解决信息化建设过程中存在的问题，应该把档案信息化建设列入政务信息化建设规划中来，鼓励管理人员科技创新，促进档案科技项目的实践应用人才培训机制的建立，也是保证人事档案信息化建设不可缺少的条件。
　　研发适行的人事档案管理软件。没有信息化的操作平台，谈论档案信息化建设只是空想。因此对各类操作设备进行升级换代，加快对软件系统的升级更新，建立一套完整的数据管理系统，是当务之急。档案信息化管理系统首先要符合人事档案管理的实际需要，其次要具备代码管理、格式管理、系统维护、数据库维护、信息维护、信息查询、信息交换等功能。而在对干部人事档案数据库管理系统建设中，档案信息数据库的建设是主要核心，它集合了组织部门管理工作所需的全部数据，不仅能够重复使用，提高数据库的利用率，而且能够消除重复数据收集，共享人才信息资源，实现多功能深层次的信息化服务。因此，一套科学合理的人事档案信息系统，要能实现实用性和科学性的统一、技术安全性和管理安全性的统一、通用性和专用性统一。只有这样，才能全面提高数据库的质量，增加人事档案信息系统的可信度和利用率，加快档案信息化建设步伐。
　　加强信息沟通，实现资源共享。干部人事档案信息资源的开发利用，不仅仅是档案管理部门的职责，其他有关部门也与之息息相关。要建立和完善干部人事档案材料收集工作的協调机制，加强组织和人事等部门在干部档案材料形成、收集上的沟通协调，保证干部档案材料形成规范、收集齐全和归档及时。干部人事档案信息资源进行开发和利用的核心任务是信息资源的建设，重点是人员信息数据库的建立。因此，应该组织需求人事信息的相关部门，集中人力、物力和财力，同心协力地建设好这个信息数据库，确保档案信息数据的完整、全面、系统和准确，实现资源的共享。
　　（作者单位：潍坊市潍城区档案馆）

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