浅议新时代高校档案管理信息化建设

　　摘 要：新时代高校档案管理信息化建设已经成了档案管理工作适应社会发展和高校建设的必然趋势，目前信息社会已经把高校的档案事业推向一个新阶段。本文结合高校档案工作的特殊情况，对高校档案信息化建设的主要内容、发展现状和若干策略进行较系统的论述。
　　关键字：高校档案；档案管理；信息化建设；策略
　　党的十八大以来，档案信息已是一种公共性的资源，其价值已被社会和人们所公认。但是，信息技术和信息产业高速发展的今天，我国的信息化管理工作处于滞后状态，对于信息资源的利用和开发工作还处于初始阶段，而高校作为培养人才、科学研究以及社会服务的重要中心，更应该重视和运用档案信息资源，以提高档案信息资源的利用率，更好的为社会和学校服务。
　　1 高校档案管理信息化建设的主要内容
　　高校档案管理信息化的建設是一个复杂的系统工程，其中包括应用系统和基础设施建设、标准规范确定、安全保密体系和档案信息资源建设等四个方面。
　　1.1 应用系统和基础设施建设
　　应用系统和基础设施建设包含硬件建设和软件系统建设这两个方面。硬件专指基础设施的建设，在这方面，要注意三个方面。第一是高校在建设数字化校园时，要系统规划、同步建设档案网站或数字档案馆、文档数据中心的硬件设施。第二是归档的电子文件和数据计算机设备的归档，他们的安全状态应当比其他设备高。第三是其他单位在进行建设或完善计算机网络系统时，与备份和存储的电子文件相关硬件设备应该是单位的局域网建设的重点。
　　1.2 标准规范确定
　　标准规范确定应遵循《电子公文归档管理暂行方法》、《档案法》等相关精神及技术标准，制定出一套符合实际、完善的措施和方法，规范以及指导全校档案信息化的建设、管理、运行和维护工作，保证高效档案管理信息化的建设有规可依、有章可循，确保高校的档案管理建设朝标准化、制度化和规范化发展。
　　1.3 安全保密体系建设
　　安全保密体系建设包含对电子文件的归档进行监督、指导，确保归档的电子文件完整、真实、有效；对电脑档案管理系统要加强管理，保证数据的安全；对于内部档案馆电子文件和存储的数据库数据，其局域网要保证与一切外网进行物理性隔离，对数据的加密要加强、控制访问、来访进行身份认证和用密匙进行管理等手段，保证网络传输安全等内容。
　　2 高校档案管理信息化的发展现状
　　2.1 高校档案馆信息化建设的观念落后
　　高校档案信息的管理时代的要求，对高校信息的现代化建设起着巨大作用，可有效地将高校信息资源进行合理管理及分配，所以高校档案信息工作的内容和方式应当不断进行创新，不断发展。但是在现实中，很多高校领导对档案信息建设工作不重视，没有认清档案信息的管理在高校建设中的地位和重大作用。甚至一些档案管理员思想和观念及其落后，完全没有创新意识，只知安于现状，固守传统和落后的观念，不谋发展，不敢进行创新的实践，导致档案管理信息化的停滞不前。从总体上，处于决策地位的管理层人员对档案信息管理长期抱以不重视的态度，缺乏深刻的思想认识，甚至认为档案管理工作只是一项附带的工作，忽视了其在高校发展中的作用，因而在行动上表现的是一种安于现状的态度。
　　2.2 管理的措施有待完善
　　很大一部分高校由于建设的基金不足，高校档案的管理工作一直没有得到实质性的进展，这一现象是普遍的。在高校扩建、扩招的形势下，很多高校将资金用于硬件基础设施的建设上，忽视了档案信息的投入和管理。因此，目前我国在对档案管理方面依然是手工操作的实施方式，信息化基础设备和建设都很缺乏，导致信息资源的利用很有限，最后只能导致我国信息化的缓慢发展。
　　2.3 一些档案工作人员的素质有待提高
　　目前形势下，很多高校已经拥有了档案建设信息化系列操作的条件，比如资金。但是相关的专业人员却相当缺乏，这使得高校档案管理建设步履维艰。一支综合素质优秀、团队结构合理，可以科学高效完成工作的档案管理队伍，是高校档案信息化建设的奢侈条件。对于档案管理的工作人员来说，他们不仅仅要求掌握最先进的档案管理操作技术，还要求对档案管理具有专业性的认识。
　　3 实现高校档案信息化建设的几项措施
　　实现高校档案管理信息化建设毫无疑问地成为了高校档案工作的一场意义非凡的革命，将成为现代档案取代传统档案的一个重要标志。加快高校档案信息化建设的具体实施措施和途径可以从下面几点着手
　　3.1 档案管理的规范化、标准化建设
　　档案管理的规范化、标准化建设是实现资源共享的不可忽视的前提和基本条件。档案的标准化是指通过制定、贯彻各种规范和标准，来使得分工协作和技术有一种科学统一的默契，也就是达到科学标准的要求，从而保证了档案工作的有机结合，相应地在档案管理工作中显现出最佳效果。各高校应协调组织，选用一些科技含量高的技术应用软件和一批高素质的专业人才来建立标准的数据库，并监督保证实行的是一套安全保密、互联互通、资源共享的档案管理方案，最后应将部分标准规范上升到法律、法规当中，做到有法可依。
　　3.2 档案资源要信息化
　　档案作为珍贵信息资源的一种，收集并进行管理的目的就是为了学习、开发和利用，档案信息化建设的目的之一是实现档案资源的共享，而高校档案承担了很大一部分责任。档案资源信息化将成为高校各项档案工作中的重要技术支撑和管理平台，其中主要包括：（1）档案信息资源的建设，也就是通过网络化和数字化的技术手段，建立起标准化、规范化的内容数据库和目录数据库。（2）档案基础平台建设，这包括档案的网络建设、管理系统的应用两方面。
　　3.3 档案信息数字化
　　数字化的档案克服了一些传统档案存在的缺点，从而节省了大量的财力、人力和物力，这对其他资源来说是一种保护。数字化的档案可以大量进行复制，也比纸质版的档案安全。档案信息数字化的普及将实现真正意义上的信息资源共享。
　　3.4 档案信息网络的安全化
　　高校档案信息的网络化虽然利处很多，但是也存在很多问题，其中最突出的就是信息的安全问题。（1）由于工作人员的操作失误、设备故障等引起的档案信息的损毁和遗失。（2）网络信息保密问题不可忽视，因此高校要严格制定档案信息安全保密制度，提高从业人员的信息安全防范技能和保密意识。另外应科学引进科学使用的保密技术，对网络信息盗窃行为及时采取相应措施，同时做好备份工作。
　　3.5 高校档案管理工作队伍的通才化
　　工作人员是档案工作的主体，档案工作人员的综合素质将极大地影响档案工作的成效。因此，高校在这方面要严格建立和完善档案工作人员的培训和入岗制度，更新其专业知识结构，提升他们的业务水平。另外要引进与计算机专业相关的技术型人才，使之成为复合型的档案管理人员，这样才能适应现代档案事业的发展，实现高校档案管理的信息化和现代化。
　　总之，高校档案管理的信息化建设是提高高等学校档案管理水平的需要，也是完善文件管理制度的需要，高校的相关领导必须高度重视起来，切实加强信息资源的建设，全面实现信息资源的共享，为高校以及社会提供丰富且优质的信息资源服务。
　　参考文献
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　　[3]杨洪波.网上档案信息的安全及保密技术[J].光学精密工程，2000，（12）：591—32

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