试论高校房产档案信息化建设中存在的问题及实施策略

　　摘 要：当前很多高等院校正在开在进行“数字校园”建设，它以信息资源为基础，以计算机系统及网络为依托，实现教学、科研、管理、办公等校园信息的整合。本文分析了信息化建设中存在的问题，并结合这些问题进行理性的思考并提出相应的实施策略。
　　关键词：高校房产档案；信息化；问题；实施策略
　　1 目前高校房产档案信息化建设存在的主要问题
　　1）房产档案信息化资源相对分散。2）高校房产档案信息化中的法律问题。 3）高校房产档案部门房产档案上网带来的保密问题。
　　2 高校房产档案信息化建设的实施策略
　　結合高校房产档案信息化建设中存在的误区和主要问题，特提出以下高校房产档案信息化的实施策略，它分为如下步骤：
　　2.1 需求分析
　　调查现有房产档案资源情况，了解业务部门实际需要，寻求学校主管部门支持，这一系列问题得到明确解答，房产档案信息化才能成为可能。
　　2.2 信息化目标确定
　　确定上信息化项目之后，便要根据现有条件结合实际制定信息化目标，这项工作不能仅仅看到当前，而应着眼于未来房产档案部门的发展和学校信息化水平的推进，制定出短期和中长期发展规划。
　　2.3 信息化团队构建
　　高校房产档案部门搞信息化建设，关键的问题还是在于人。
　　2.4 标准和规范建设
　　标准和规范建设是一项重要的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题。
　　2.5 信息资源体系整合
　　高等院校具有丰富的信息资源，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的数字化文档，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源。同时遍及校园的教育网，更为信息的传播和共享提供了天然的平台。
　　（1）整合校内信息资源。整合学校各部门产生的信息资源，通过对校内机关、院系、党群、后勤等部门的信息系统进行调查分析，确定哪些信息具有归档价值 （2）优化馆藏房产档案目录。馆藏房产档案数字化活动是否成功，关键在于数字化后的房产档案的社会价值与经济效益的体现。对于传统的纸质房产档案、胶片、磁带等数据，应该有选择、分步骤实行数字化，首先就要做好选题工作。（3）构建房产档案信息网络。通过分析和调查，确定好了信息源，我们就应该构建一个覆盖全校的房产档案信息网络，每年定期从各个部门接收事先指定的信息资源（包括传统文件和数字文件），这样房产档案馆才有了可持续发展的动力。
　　2.6 IT基础架构实施
　　进行信息化建设，自然少不了信息化设施，比如网络平台建设、IT设备购买，这部分工作在信息化过程中的开销很大。对于这部分，不同的房产档案部门由于基础差别、预算不同和工作模式差异，并没有规律可遵循。我们认为，IT基础架构要从实际需要出发，随需而变，在此提出一个IT界普遍的TCO（总体拥有成本）观点供大家参考。
　　2.7 综合应用平台开发
　　通过整合信息资源，我们已经构建了自己的信息资源体系，接下来的应用平台开发就是将这些原始信息资源进行加工，使其成为可供长期保管和在线利用的数字化信息。我们对应用平台作如下分类和要求：（1）资源采集系统。该系统应该能在房产档案来源差异化、房产档案载体多样性的情况下，提供有效、规范、可行的采集手段和技术，形成完善的数字化采集规范和保障体系。（2）房产档案资源管理系统。房产档案资源数字化完成以后，就进入房产档案资源管理系统，它对所有采集所得的数字化房产档案资源提供管理服务，在保证数据的完整性、原始性基础上，完成对大量房产档案资源的有序管理，这为有效的查询打下了坚实的基础。（3）房产档案资源利用系统。经过有序整理的房产档案信息资源，通过校园网络进行发布，提供查询检索服务是房产档案信息化服务的最好途径，这一步的实现通过建立房产档案门户网站来实现。
　　2.8 房产档案门户网站建设
　　房产档案信息如何通过校园网供公众利用，建立门户网站是一个必然的应用方式。由于校园网的覆盖，房产档案部门可以利用服务器和发布平台，将已经数字化的房产档案信息通过互联网进行传播，实现信息共享。下面谈谈网站建设的经验和措施：
　　（1）栏目规划。网站建设之初，就要对栏目有个清晰的规划，这部分可以参考国内同行的网站，同时要结合自己的馆藏资源，做一些特色栏目。（2）整理信息。栏目规划完毕之后，就要根据它来搜集整理资料，对房产档案信息进行鉴别，对可以公开上网的，进行二次加工和处理。（3）网站构建。网站系统的建设分为前台和后台，这就需要美工人员、程序设计人员的配合完成，通过使用编程语言实现一些常用功能，比如信息发布、信息查询等。（4）信息发布。网站的发布平台构建完成后，就要进行内容的录入和完善，这个工作也将成为房产档案部门的日常工作。
　　2.9 存储系统构架
　　如果说计算机与服务器的价值在于应用，那么数据作为应用的载体自然是最重要的，它是房产档案信息化的最终成果。数字化的房产档案信息最终要存放在存储设备中，一旦数据遭受破坏，信息化建设的成果便毁于一旦。我们认为，可靠的存储系统是房产档案信息化的根本保证。
　　（1）存储分类。根据存储连接方式的不同，常见的存储分为如下三类：DAS：存储器与服务器直接相连NAS：存储器直接接入现有的TCP/IP网络SAN：将各种存储设备集中起来形成一个存储网络，集中管理。传统存储的DAS已经无法满足集中管理的需要，NAS和SAN的优缺点也较为明显，但是基于IP网络的iSCSI SAN的诞生为我们找到了一条可行之路，它通过 IP网络传送SCSI命令和数据，从而使数据块在网络上传输，（2）信息生命周期理论与分级存储。不同类型的数据都存在一个数据创建、修改、发布、利用和删除/归档的生命周期，在不同的时期内，这些数据的利用价值也会不同，如何在访问性能和存储成本之间寻找一种平衡，以最低的成本实现信息价值的最大化？ （3）存储系统确定。我们构造了以iSCSI为核心的IP SAN做为信息资源的存储系统，它通过交换机将应用服务器与磁盘阵列、磁带机等设备连接起来，实现了数据的集中管理和备份，将来如果条件许可，完全可以在现有基础上实现远程异地灾难备份。
　　2.10 信息安全策略
　　（1） 信息安全的现状。缺乏必要的投资，无法防范病毒攻击。高校房产档案部门经费不足，很难争取到必要的安全投资。甚至使用单机版杀毒软件来应付，而这样的软件对于利用网络漏洞传播的“冲击波”等恶性蠕虫病毒来说根本不起作用，一旦中毒只能全部短网逐台查杀，严重影响业务的正常运行（2） 应对策略。技术层面：部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员。制度层面：建立严格的安全制度，杜绝非法操作。管理层面：经常维护、定期升级、及时发现潜在问题。
　　参考文献
　　[1]向艳秋，《浅谈高校房产档案信息化建设》，湖南省社会主义学院学报，2007年第04期。
　　[2]吴桂敏：《浅议网络时代高校房产档案信息化建设》，中共郑州市委党校学报2007年第02期。
　　[3]陈霞：《 谈网络环境下房产档案信息服务模式的构建》，《房产档案时空》 2007年第4期。

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