机关收发文管理制度

　机关收发文管理制度

　 为提高公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，结合我院实际，特制订本制度。

　一、收文管理 外单位所有来文及各科室接到的文件、通知等，应统一交由办公室收文管理员办理收文手续。收文办理的程序一般包括：签收、编号、登记、分送、阅示、分办、催办、保管、归档等。

　（一）公文签收、编号及登记 1、办公室接到纸质来文后，要认真清点，核对并逐件编号，粘贴收文处理单，登记收**记簿并根据需要将纸质文件扫描上传到公务员门户网。

　2、办公室收到网上来文后，根据公务员门户网收文办理流程进行办理。

　（二）公文分送、阅示及办理 公文按“传阅件”和“办理件”两种情况进行网上办理。

　1、传阅件（传阅后需要签意见，并送回收文管理员）

　由局机关收文管理员送办公室主任拟办---送收文管理员---送传阅（送相关局领导及科室负责人）----传阅后签署意见回送收文管理员。

　2、传阅件（转发后不需要签意见，也不需要送回收文管理员）

　 由局机关收文管理员送办公室主任拟办---送收文管理员---公文转发（转发给局领导和机关所有人员）---收到该公文的同志单击“已阅”即可，而不需要回送收文管理员。

　3、办理件（领导签署意见，转科室承办）

　局机关收文管理员送办公室主任拟办---送收文管理员---收文管理员按照办公室主任的批示意见，依次送领导批示---领导批示后回送收文管理员---收文管理员送科室承办---科室办理，并填写办理结果---办毕，回送收文管理员。

　（三）公文承办及催办 相关分管领导或有关科室接到需承办公文时，要抓紧在规定时限内办理。一般公文在 3 个工作日内办结；涉及需要协调解决问题的公文，力争在 7 个工作日内办结。

　办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　 （四）保密公文的处理 对涉密文件应按规定的阅读范围传递，不外传，并做到日清、月查、及时清退。

　（五）公文保管及归档 收文全部传阅办理完毕后，注明承办情况后办公室人员应及时分类存放档案室，并认真保管，借阅的要及时督促归还，保证文件资料完整、齐全。

　二、发文管理 公务员门户网发文处理的一般流程为：科室工作人员（经办人）起草公文---送科室负责人审核---送分管领导审核---送办公室主任校对----送主要领导签发---送回经办人---送生成文号---送公文合成--送盖章---送公文分发---查看各收文单位是否全部签收完毕。

　（一）起草公文

　 经办人起草公文时，要在发文处理单上写明文件标题、主送（抄送）单位、拟稿单位、经办人、发文单位

　及发文份数。正文内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定，实事求是，表述准确，格式规范。

　 （二）科室负责人初核 拟稿科室负责人是拟稿工作的第一责任人，应对公文内容及格式进行初核并签署意见。经办人不得将起草的公文直接送主要领导签发，杜绝文稿逆向流转。

　（三）分管领导审核 分管领导结合科室负责人意见对公文进行审核并签署意见。

　（四）公文校稿 分管领导审核后，经办人需将公文送给办公室主任进行把关。经逐字逐句校对后，对不符合格式及规范的公文，办公室主任应签署意见后退回经办人，由经办人负责修改完善，再按程序重新送审。

　（五）公文签发

　经校对无误的公文，应送局主要领导签发。局主要领导签署“同意”后，由经办人送生成文号。生成相应文号后，送办公室主任进行盖章，最后送公文分发。

　（六）公文印制 局机关文印工作由办公室统一管理，主要负责机关内部材料及日常行文的排版和印制工作，未经批准，概不对外。

　局文印室配备的计算机、复印机及相关附属设备，由专人负责管理、使用和日常养护；原则上未经许可，任何人不得动用一切文印设备，因私自动用造成损失的，由当事人照价赔偿。

　经办人将公文确认无误后以电子邮件或 U 盘拷贝的形式交局文印室统一排版印发；对一般性文字材料，原则上由各科室自行打印。

　对制作完成的材料文印室工作人员应及时通知承办科室取走，已通知但取件人未及时领取的，造成影响由送件人自行负责。

　文印室打印、复印的每份材料，文印室工作人员都要如实登记，并主动请送件人签字确认，送件人要积极配合。

　（七）公文校对

　 公文印制后，拟稿人须逐字逐句进行校对，保证公文内容准确无误。

　（八）公文归档 凡是分发的公文，需将底稿交由局档案管理员归档保存。

　（九）公文分发

　 纸质公文由起草相应科室进行分送，电子公文由局办公室通过公务员办公门户进行分送。

　三、其他 其他对外报送的材料，由业务科室完成报送材料，经分管领导审核后，报局主要领导同意方可对外报送

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